Bài này không đưa ra một mức giá chung vì giá chỉ có ý nghĩa khi các lựa chọn trên đã rõ. Thay vào đó, bạn có thể dùng các bảng bên dưới để biết mình cần chuẩn bị thông tin gì trước khi hỏi báo giá.
Chi phí đồng phục doanh nghiệp tăng hoặc giảm vì những khoản nào?
Số người chỉ là phần dễ nhìn thấy nhất. Khi hỏi báo giá, doanh nghiệp nên nói rõ các khoản sau để hai bên đang tính cùng một phương án:
- Số món mỗi người: một áo, hai áo hay cả bộ gồm áo, quần hoặc váy.
- Loại trang phục: áo thun, sơ mi, quần tây, chân váy và vest có cách may khác nhau.
- Vải: độ dày, độ co giãn, khả năng thấm hút và độ bền màu ảnh hưởng trực tiếp đến lựa chọn. Nếu đang phân vân giữa các dòng vải sơ mi, có thể xem thêm phần so sánh vải bamboo và vải kate.
- Cách làm size: chọn size theo áo mẫu thường gọn hơn; may theo số đo cần thêm thời gian đo và kiểm tra form.
- Kiểu dáng nam và nữ: một mẫu chung hay tách form, nữ dùng quần hay váy, có cần tay dài và tay ngắn hay không.
- Logo: vị trí, kích thước, số màu và cách làm logo cần được chốt ngay từ mẫu đầu.
- Cách giao: giao một lần hay chia theo chi nhánh, phòng ban hoặc nhiều đợt.
- Đặt thêm: nhân viên mới, người vắng ngày thử size và trường hợp đổi size sau khi nhận.
So sánh chi phí đồng phục doanh nghiệp 30, 50 và 100 người
Ở mỗi quy mô, chi phí đồng phục doanh nghiệp nên được tính từ danh sách thật và cách tổ chức thật, thay vì dùng một phép nhân chung cho mọi công ty.
| Quy mô | Cần chuẩn bị trước | Điểm dễ phát sinh | Cách làm gọn |
|---|---|---|---|
| 30 người | Một danh sách tên, giới tính, phòng ban và món cần nhận của từng người. | Một vài người vắng hoặc có form cơ thể đặc biệt có thể làm chậm ngày chốt. | Hẹn một buổi thử size chính và một cách xử lý riêng cho người vắng. |
| 50 người | Tách danh sách theo nam/nữ, kiểu trang phục và phòng ban nếu có. | Dễ nhầm số lượng áo, quần, váy khi mỗi nhóm nhận khác nhau. | Dùng một người phụ trách tổng hợp; không để từng phòng tự gửi nhiều file khác nhau. |
| 100 người | Danh sách có mã nhân viên, bộ phận, địa điểm, size/số đo, số món và tình trạng đã thử. | Nhiều người vắng, nhiều form, giao nhiều đợt, chuyển phòng ban và đặt bổ sung. | Chia nhóm có kiểm soát, khóa danh sách theo ngày và ghi rõ ai duyệt thay đổi. |
Điểm quan trọng: chi phí đồng phục 100 người không đơn giản là lấy chi phí đồng phục 50 người nhân đôi. Số lượng lớn hơn có thể thuận lợi cho việc gom sản xuất, nhưng phần chia size, lấy số đo, xử lý người vắng, chia phòng ban, đóng gói theo tên, giao nhiều nơi và đặt thêm cũng nhiều việc hơn. Vì vậy, hãy yêu cầu báo giá ghi rõ phần nào đã bao gồm và phần nào cần tính riêng.
Cách tính số bộ cần đặt
Để kiểm soát chi phí đồng phục doanh nghiệp, hãy tính theo từng món, không ghi chung chung là “một bộ”. Ví dụ, một bộ của nhân viên văn phòng có thể là 2 áo sơ mi và 1 quần; nhóm lễ tân có thể thêm vest; nhóm nữ có thể chọn quần hoặc váy. Cách tính dễ kiểm tra nhất là:
Nếu chưa chốt cơ cấu cấp phát, hãy xem cách tính mỗi nhân viên cần bao nhiêu bộ đồng phục trước khi nhân tổng.
Hạng mục bổ sung có thể gồm may mẫu, lấy số đo, chỉnh mẫu, đóng gói theo tên hoặc giao nhiều đợt. Chỉ cộng khoản thực sự áp dụng và yêu cầu báo giá ghi rõ đã bao gồm hay tính riêng.
Ví dụ về số lượng, không phải giá: nếu có 30 người và mỗi người nhận 2 áo, số áo ban đầu là 30 × 2 = 60 áo. Sau đó HR mới cộng phần dành cho nhân viên mới hoặc thay size nếu công ty thực sự muốn chuẩn bị. Không nên tự động cộng một tỷ lệ cố định cho mọi doanh nghiệp; nơi ít thay đổi nhân sự sẽ khác nơi thường xuyên tuyển mới.
Nên tách danh sách như thế nào?
- Tách nam và nữ nếu dùng form khác nhau.
- Tách từng loại món: áo, quần, váy, vest.
- Ghi số lượng mỗi người nhận, không chỉ ghi size.
- Đánh dấu người chưa thử size hoặc chưa lấy số đo.
- Ghi phòng ban hoặc địa điểm giao nếu cần chia hàng.
- Khóa một bản cuối và ghi ngày cập nhật để tránh nhầm với file cũ.
Nhân viên mới và đơn đặt thêm tính ra sao?
Phần đặt thêm cũng thuộc chi phí đồng phục doanh nghiệp cần nghĩ tới từ đầu. HR nên hỏi xưởng may ba việc: có nhận đặt thêm không, cần cung cấp lại những thông tin nào và mẫu vải/màu đã chọn được lưu như thế nào. Đơn đặt thêm thường khác đơn đầu vì số lượng ít hơn và có thể rơi vào thời điểm nguyên liệu đã thay đổi.
Nếu cần xử lý riêng cho người mới, xem hướng dẫn chi phí đặt thêm đồng phục để biết cách giữ đúng vải, màu, form và size so với lô cũ.
Để việc đặt thêm dễ hơn, doanh nghiệp nên lưu mã vải, hình ảnh mẫu đã duyệt, màu chỉ logo, bảng size đang dùng và danh sách lần đặt trước. Với nhân viên mới, chỉ cần xác định họ thuộc nhóm trang phục nào, nhận bao nhiêu món và chọn size hay đo riêng. Không nên lấy size của người có vóc dáng “gần giống” để đoán.
May theo số đo hay chọn size?
| Cách làm | Phù hợp khi | Việc HR cần chuẩn bị | Điểm cần hỏi rõ |
|---|---|---|---|
| Chọn size | Trang phục có form tương đối đơn giản, doanh nghiệp muốn tổ chức thử nhanh. | Bộ áo mẫu đủ size, lịch thử, người ghi nhận kết quả và cách xử lý người vắng. | Có được đổi size sau khi nhận không; form nam/nữ có dùng cùng bảng size không. |
| May theo số đo | Trang phục cần vừa người hơn hoặc có nhiều trường hợp khó chọn size sẵn. | Lịch đo, không gian đo, danh sách người đã đo/chưa đo và người duyệt form mẫu. | Số lần fitting, cách xử lý thay đổi số đo và người không có mặt ngày đo. |
Với doanh nghiệp 30–100 người, có thể dùng một cách cho số đông và ghi riêng những trường hợp cần xử lý khác. Bài may đo đồng phục công sở và cách chọn size giải thích kỹ hơn về áp size, lấy số đo và fitting cho nam nữ.
Vải, áo, quần, váy, vest và logo ảnh hưởng thế nào?
Khi dự trù chi phí đồng phục doanh nghiệp, hãy tách từng lựa chọn dưới đây để biết thay đổi nào làm phương án báo giá thay đổi.
Vải: không nên chọn chỉ bằng tên gọi. Hãy xem mẫu thật, hỏi về độ dày, co giãn, thấm hút, nhăn và cách giặt. Cùng một tên vải có thể có nhiều lựa chọn khác nhau.
Kiểu áo: sơ mi tay dài, tay ngắn, áo thun cổ trụ hay áo có phối màu sẽ có cách làm khác nhau. Những chi tiết như túi, nẹp, bo cổ và nút cũng cần có trong mẫu duyệt.
Quần và váy: cần chốt form, chiều dài, cạp và cách chia size. Nếu nữ được chọn quần hoặc váy, danh sách phải ghi rõ lựa chọn của từng người.
Vest: có nhiều chi tiết và yêu cầu độ vừa vặn cao hơn áo thông thường. Hãy làm rõ vest dành cho toàn bộ nhân viên hay chỉ một số vị trí.
Logo: gửi file logo rõ, chốt đúng màu, vị trí và kích thước trên mẫu thật. Đừng chỉ duyệt logo trên màn hình vì màu hiển thị và màu trên vải có thể khác nhau.
Những khoản HR hay bỏ sót khi tính chi phí đồng phục doanh nghiệp
- Áo hoặc bộ mẫu dùng để duyệt trước khi làm hàng loạt.
- Thời gian và cách tổ chức thử size hoặc lấy số đo tại nhiều địa điểm.
- Chỉnh sửa mẫu sau lần duyệt đầu.
- Đóng gói theo tên, phòng ban hoặc chi nhánh.
- Giao hàng một lần hay nhiều lần.
- Người vắng, người thay đổi size và nhân viên vào sau ngày khóa danh sách.
- Đơn đặt thêm có số lượng ít hơn đơn đầu.
- Yêu cầu giặt thử, kiểm tra co rút hoặc đối chiếu màu trước sản xuất.
Cách so sánh hai báo giá mà không lệch phạm vi
Trước khi so tổng tiền, HR nên đưa hai báo giá về cùng một phạm vi. Một báo giá thấp hơn chưa chắc tiết kiệm hơn nếu thiếu phần may mẫu, logo, lấy size, chỉnh sửa hoặc giao hàng.
| Điểm cần đối chiếu | Hai bên phải ghi cùng cách | Câu hỏi nên chốt |
|---|---|---|
| Danh mục và số lượng | Từng loại áo, quần, váy, vest; số món mỗi người và phần đặt thêm. | Tổng này đang tính bao nhiêu sản phẩm của từng loại? |
| Vải và mẫu duyệt | Cùng mã/mẫu vải thực tế, form, chi tiết phối và phụ liệu. | Nếu đổi vải hoặc phụ liệu thì cần duyệt lại phần nào? |
| Logo | Cùng kỹ thuật, kích thước, vị trí và số màu. | Chi phí làm logo đã nằm trong đơn giá hay tách riêng? |
| Size và số đo | Cùng phương án thử size, lấy số đo, fitting và xử lý người vắng. | Có giới hạn lần chỉnh hoặc đổi size sau bàn giao không? |
| Giao và phát sinh | Cùng số điểm giao, cách đóng gói, tiến độ và điều kiện đặt bổ sung. | Khoản nào đã bao gồm, khoản nào chỉ phát sinh khi có yêu cầu? |
Nên so trên cùng một file danh sách và cùng phiên bản mẫu. Nếu phạm vi khác nhau, hãy sửa phạm vi trước rồi mới so tổng ngân sách.
Để nhìn toàn bộ cách tính từ vải, mẫu, số lượng đến phần phát sinh, xem thêm hướng dẫn dự trù chi phí đồng phục doanh nghiệp tại Hub 3.
Bảng trống để HR dự trù chi phí đồng phục doanh nghiệp
| Nhóm/phòng ban | Số người | Món cần nhận | Số món/người | Chọn size hay đo | Người vắng | Đặt thêm |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Tổng |
Sau khi điền bảng, HR có thể tạo một dòng riêng cho từng món. Cách này giúp kiểm tra lại số áo, quần, váy và vest nhanh hơn so với ghi “số bộ” chung chung.
Checklist trước khi hỏi báo giá
- Danh sách nhân viên hiện tại đã được người phụ trách xác nhận.
- Đã ghi rõ nam/nữ, phòng ban và địa điểm giao.
- Đã chốt mỗi người nhận những món gì và bao nhiêu món.
- Đã chọn kiểu áo, quần, váy hoặc vest cần làm mẫu.
- Đã xem mẫu vải thật hoặc yêu cầu gửi mẫu phù hợp.
- Đã chọn thử size hay may theo số đo.
- Đã có cách xử lý nhân viên nghỉ hoặc vắng ngày đo.
- Đã gửi file logo và vị trí cần thêu/in.
- Đã nói rõ giao một lần hay chia nhiều nơi, nhiều đợt.
- Đã hỏi cách đặt thêm cho nhân viên mới.
- Đã thống nhất ai là người duyệt mẫu và khóa danh sách cuối.
Câu hỏi thường gặp
1. Có thể tính chi phí đồng phục doanh nghiệp chỉ bằng số nhân viên không?
Không nên. Số nhân viên mới cho biết quy mô. Muốn tính đúng còn phải biết mỗi người nhận mấy món, loại vải, kiểu trang phục, logo và cách làm size.
2. Chi phí đồng phục 30 người cần chuẩn bị thông tin gì?
Tối thiểu cần danh sách 30 người, nhóm nam/nữ, món mỗi người nhận, kiểu áo/quần/váy, loại vải dự kiến, cách chọn size và người phụ trách duyệt mẫu.
3. Chi phí đồng phục 50 người có cần chia theo phòng ban không?
Nên chia nếu các phòng nhận trang phục khác nhau hoặc cần đóng gói riêng. Nếu tất cả dùng cùng mẫu, vẫn nên ghi phòng ban để phát đồ và kiểm tra thiếu đủ dễ hơn.
4. Vì sao chi phí đồng phục 100 người không chỉ là 50 người nhân đôi?
Vì khối lượng tổ chức tăng theo: nhiều size hơn, nhiều người vắng hơn, có thể có nhiều địa điểm, nhiều nhóm trang phục và nhiều đợt giao. Báo giá cần phản ánh đúng phương án thực tế, không chỉ số người.
5. Nên cộng bao nhiêu bộ cho nhân viên mới?
Không có một tỷ lệ chung cho mọi công ty. Hãy dựa vào kế hoạch tuyển dụng, mức thay đổi nhân sự và khả năng đặt thêm của xưởng để tự chốt số lượng phù hợp.
6. Chọn size có luôn rẻ hơn may theo số đo không?
Không nên kết luận trước khi có cùng một mẫu, vải và số lượng để so sánh. Chọn size thường gọn khâu tổ chức hơn, còn may theo số đo phù hợp khi doanh nghiệp cần xử lý độ vừa vặn kỹ hơn.
7. Người vắng ngày thử size xử lý thế nào?
Có thể sắp xếp buổi bổ sung, cho thử tại một địa điểm khác hoặc lấy số đo theo hướng dẫn đã thống nhất. Cách nào cũng cần được ghi vào danh sách để tránh bỏ sót.
8. Khi hỏi chi phí may đồng phục công ty, có cần gửi logo ngay không?
Nên gửi file logo và nói rõ vị trí, kích thước dự kiến. Xưởng cần thông tin này để tư vấn cách làm và đưa logo lên mẫu duyệt đúng ngay từ đầu.
Kết luận: chi phí đồng phục doanh nghiệp dễ kiểm soát nhất khi được tính từng món theo từng nhóm người, rồi bổ sung các việc thật sự cần như lấy số đo, chia phòng ban, giao nhiều đợt và đặt thêm. Có thể tham khảo dự án thực tế; khi đã có nhu cầu triển khai cụ thể, hãy xem giải pháp dịch vụ phù hợp tại Đồng Phục Kim Anh.
